Une politique de crédit est la pierre angulaire d’un bon processus de gestion des comptes débiteurs. Il n’est pas toujours facile d’en créer un. Il faut du temps, de la réflexion et des efforts pour élaborer une politique de crédit vraiment efficace. Et il faudra plus de temps pour le mettre en œuvre au sein de votre entreprise.
Cela n’a pas besoin d’être difficile, cependant. Si vous avez été intimidé par l’idée de créer ou de réviser la politique de crédit de votre entreprise, suivez ces étapes. Vous aurez une politique efficace en place en un rien de temps.
Établir la loi
Quelles sont les règles relatives à la création d’un nouveau compte client ? Comment décidez-vous qui est approuvé et qui ne le fait pas ? Comment fixez-vous les limites de crédit sur les comptes des clients ?
Toutes ces questions doivent être abordées dans la politique elle-même. La politique sert de guide à votre équipe des comptes clients lorsqu’elle examine les demandes des clients. Si vos directives ne sont pas spécifiques, vous vous retrouverez avec des comptes que vous n’auriez peut-être pas dû approuver.
Votre police de crédit devrait également traiter de questions comme l’augmentation des limites de crédit, l’évaluation des créances irrécouvrables et l’envoi de comptes aux recouvrements. Enfin, la politique devrait comprendre des instructions sur la création de nouveaux comptes et l’utilisation de systèmes de facturation automatique ou en ligne.
Temps de conversation
Votre police de crédit doit également couvrir la communication. Quand envoyez-vous des rappels concernant les comptes en souffrance ? Que disent ces messages ? Comment communiquez-vous avec un client dont la demande de compte a été refusée ?
La politique de crédit devrait décrire les communications appropriées avec les clients, à partir du moment où ils présentent une demande de compte jusqu’à l’envoi de ces comptes aux recouvrements. Le fait de fournir des modèles de messages pour différentes situations aidera votre équipe à gérer les comptes clients de façon plus efficace et efficiente, tout en gardant tout le monde à l’image de marque.
L’équipe
La politique de crédit devrait également prévoir des dispositions pour l’équipe qui gère les comptes débiteurs. Il n’est pas nécessaire de nommer chaque employé. Si c’était le cas, vous devrez réviser la politique chaque fois que quelqu’un était embauché. La politique devrait plutôt discuter des positions des membres de l’équipe et de leurs rôles dans le processus.
Si vous avez imparti la gestion des comptes clients, votre fournisseur a besoin d’une copie de la politique de crédit afin que ses représentants puissent la mettre en œuvre et l’appliquer. La politique peut également refléter votre entente sur les niveaux de service en ce qui concerne la désignation des membres de l’équipe.
Mise en œuvre
La mise en œuvre de la politique de crédit est une autre question. Une fois que vous l’avez élaboré, comment le déployez-vous ?
Si vous travaillez avec un sous-traitant, assurez-vous d’envoyer une copie de la politique et assurez-vous que l’impartition est d’accord avec les politiques. Si possible, vous devriez collaborer avec votre fournisseur lors de la rédaction ou de la révision de la politique. Les sous-traitants ont des idées précieuses à partager !
Si la gestion de vos comptes clients est toujours en partie ou entièrement à l’interne, vous devrez présenter la politique de crédit à votre équipe. La création d’un séminaire ou d’un atelier pour discuter de la nouvelle politique est une excellente première étape. Assurez-vous que chaque membre de l’équipe reçoit une copie de la politique afin qu’il puisse s’y référer. Vous devriez également avoir une chaîne de commandement claire pour les questions lorsqu’elles surviennent. Quelqu’un doit être l’expert.
Les autres employés d’autres ministères doivent également connaître la politique de crédit. Vous ne voulez pas que le service des ventes fasse des promesses aux clients potentiels si vous ne pouvez pas les tenir. Si les ventes ne sont pas au courant de la politique ou des modifications qui y sont apportées, vous pourriez avoir des problèmes.
Enfin, vous devez le dire à vos clients. Le marketing peut identifier les personnes qui en découlent. Pour les clients existants, vous pouvez envoyer un courriel ou une lettre les avisant des changements. Si vous cherchez à cibler de nouveaux clients, le marketing devrait concevoir une campagne conçue pour attirer leur attention.
Facile et efficace
Une fois que votre police a été mise en œuvre, vous pouvez en vérifier l’efficacité. Si vous avez suivi les étapes de la création et de la mise en œuvre de la politique, vous devriez être clair.
