Le monde des affaires se concentre principalement sur les opérations de soutien à la clientèle, les nouvelles tendances du marché et l’innovation de nouveaux produits. Les services administratifs jouent un rôle crucial dans la gestion des opérations quotidiennes ainsi que dans la vision d’atteindre les objectifs à long terme. Avec le temps, les opérations administratives se sont transformées en la force motrice de l’entreprise.
Ce blogue met l’accent sur la compréhension de la gestion administrative et de son importance dans le monde des affaires. Il donne un aperçu de l’approche administrative traditionnelle. Il comprend également les principales tendances des opérations administratives visant à révolutionner le paysage des affaires.
Aperçu du marché de l’automatisation des services administratifs
La taille du marché de l’automatisation des services administratifs s’établissait à 5,5 milliards de dollars américains en 2024 et devrait atteindre 12,3 milliards de dollars américains d’ici 2033, enregistrant un TCAC de 9,6 % de 2026 à 2033.
1. Comprendre la gestion administrative (BOM)
1.1. Qu’est-ce que la nomenclature ?
La BOM comprend le processus d’administration et de coordination des diverses activités des entreprises qui fournissent de l’aide à leurs activités initiales. Les services administratifs restent à l’écart des projecteurs et travaillent à la croissance et à la durabilité de l’entreprise. La gestion des services administratifs comporte diverses fonctions, notamment :
1.2. L’importance de la BOM
La BOM vise à rationaliser les activités initiales des entreprises. Cependant, elle n’influe pas sur les comportements et les exigences du client, mais elle fournit un soutien aux services de soutien à la clientèle et aux activités de vente. Son importance comprend :
- Prise de décision: Les services administratifs ont accès à toutes les données de l’ensemble de l’entreprise. Un bureau bien géré utilise divers outils et technologies pour rationaliser les opérations et cerner les lacunes opérationnelles. Cela permet aux superviseurs de prendre des décisions éclairées.
- Productivité améliorée: Avec l’aide de la BOM, l’équipe de gestion peut prendre des décisions éclairées qui, au bout du compte, permettent de réduire au minimum les erreurs et d’améliorer la productivité.
- Optimisation des coûts: Cela comprend l’accès aux données opérationnelles, l’élimination des tâches répétitives, la promotion d’une productivité accrue et la gestion efficace de l’effectif. Une nomenclature efficace favorise des économies de coûts grâce à l’utilisation optimale des ressources.
- Gestion de l’effectif et des ressources humaines: Les ressources humaines sont l’épine dorsale de chaque entreprise, quelle que soit sa nature. Cela comprend l’embauche, la formation et le maintien en poste des employés, afin d’assurer une main-d’œuvre qualifiée et efficace.
- Innovation et transformation améliorées: Dans ce monde numérique, les services administratifs utilisent des technologies de pointe comme l’IA, l’analyse des données et l’apprentissage machine (ML). Une telle adoption accroît l’efficacité, favorise l’innovation et soutient la numérisation.
2. L’approche traditionnelle d’arrière-guichet
Traditionnellement, les entreprises ont travaillé sur une théorie selon laquelle les services administratifs servent de centres de coûts qui comprennent des opérations à forte intensité de main-d’œuvre, des tâches répétitives et de la paperasserie. Bien qu’ils soient un créateur de valeur, les services administratifs et leurs opérations ont été ignorés, ce qui a entraîné des retards fréquents et de l’incompétence. De plus, les entreprises se concentraient davantage sur les opérations de première ligne, car elles incluaient les transactions avec les clients et la production de revenus. Cependant, l’image a changé maintenant.
Perspectives
Les inefficacités dans les bureaux administratifs des entreprises du Fortune 500 ont entraîné une perte moyenne de 480 milliards de dollars.
Dans le secteur de la technologie, plus de 60 % des entreprises s’associent à d’autres entités pour gérer les processus administratifs.
3. La révolution de l’arrière-guichet : principales tendances
Les technologies de pointe ont alimenté la révolution des services administratifs afin d’améliorer les activités opérationnelles de l’entreprise et d’atteindre les objectifs organisationnels. Nous avons énuméré certaines des tendances qui façonnent les opérations administratives :
3.1. Solutions décentralisées et infonuagiques : Les entreprises sont passées des opérations centralisées aux solutions infonuagiques. Ces solutions favorisent les opérations administratives décentralisées qui permettent aux employés de fonctionner à distance. De plus, les équipes mondiales peuvent collaborer en temps réel, ce qui améliore l’efficacité et minimise la dépendance à l’espace physique.
3.2. Technologies intelligentes et automatisation : Les progrès technologiques ont fait exploser le monde des affaires pour améliorer l’efficacité opérationnelle et minimiser les erreurs opérationnelles. Ces technologies comprennent l’IA, l’automatisation, le blanchiment d’argent et l’automatisation des processus robotisés. Grâce à l’adoption de ces technologies, les services administratifs peuvent utiliser des outils de pointe pour faire face à des tâches complexes, avec une participation humaine minimale et promouvoir une prise de décision éclairée.
3.3. Transactions sécurisées avec la chaîne de blocs : La technologie de la chaîne de blocs est considérée comme l’un des moyens les plus sécuritaires de sécuriser les transactions financières et de protéger les dossiers. Les entreprises mettent en œuvre la technologie de la chaîne de blocs afin de réduire au minimum les risques de fraude, d’améliorer la sécurité des données et de promouvoir la transparence. Il comprend également les contrats intelligents qui exigent l’acceptation numérique des modalités, ce qui minimise le besoin d’intermédiaires.
3.4. Chatbots et assistants virtuels (AVs) : Les entreprises ont déjà mis en place des chatbots et des AVA pour résoudre les demandes des clients ; toutefois, ces assistants sont également utilisés dans les bureaux administratifs. S’ils sont mis en œuvre pour les services des RH, ces robots et assistants traitent des problèmes des employés, de la paie et des incitatifs, tandis que s’ils sont mis en œuvre pour les équipes des finances, ils s’occupent des finances et des factures.
4.5. Mesures avancées de cybersécurité : Les entreprises comptent sur les outils numériques pour assurer la cybersécurité des opérations administratives. Il existe divers outils tels que la détection des menaces, l’authentification à deux ou trois facteurs et le chiffrement de bout en bout. L’adoption de tels outils assure la protection des données sensibles et assure le respect des lois et des lignes directrices applicables.
3.6. Analyse de la main-d’œuvre axée sur les données : Les entreprises mettent en œuvre l’analyse des données pour les opérations administratives afin de gérer la rétention des effectifs et des employés. Plusieurs ministères, comme les services des RH, utilisent l’analyse des données pour évaluer le rendement des employés, prévoir les taux d’attrition des employés et préparer des listes d’employés. De plus, l’analyse des données sert également à cerner les domaines d’amélioration et à former les employés en conséquence. Cet outil assure également une efficacité et une mobilisation simplifiées afin de prendre des décisions fondées sur les données.
3.7. Durabilité et opérations administratives écologiques : Les entreprises sont devenues respectueuses de l’environnement et ont adopté des pratiques sans papier, éconergétiques et durables. De plus en plus d’organisations adoptent des initiatives écologiques et se conforment aux objectifs de développement durable. Grâce à la numérisation en place, les entreprises ont réduit leurs émissions de carbone, minimisant ainsi l’infrastructure axée sur les ressources et la dépendance à l’égard de la documentation matérielle.
Perspectives
La mise en œuvre de la numérisation et de l’automatisation peut entraîner une réduction de 52 % des erreurs.
De plus, une telle mise en œuvre peut réduire le coût opérationnel de plus de 35 %.
51 % des initiatives d’automatisation mènent à l’efficience de l’entreprise.
66 % des équipes des RH affirment que l’engagement des employés peut être amélioré en mettant en œuvre des chatbots.
Conclusion : Les services administratifs en tant que catalyseur des affaires
Les opérations administratives se trouvent dans le siège du conducteur et ne sont plus une fonction de siège arrière. Ce changement a transformé la façon dont les entreprises fonctionnent. Avec la révolution du back-office, les entreprises adoptent diverses technologies comme l’IA, l’automatisation, les solutions infonuagiques et plus encore pour renforcer la croissance, la productivité et la durabilité. Les entreprises doivent investir dans des technologies et des outils de pointe pour obtenir un avantage concurrentiel par rapport aux autres entreprises, ce qui assurera ultimement leur croissance et leur succès. Il est grand temps que l’équipe de gestion comprenne l’importance des services administratifs et ne se concentre pas uniquement sur les opérations initiales.
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